一、目的

為加強廠內(nèi)安全檔案管理，實現(xiàn)安全檔案管理的規(guī)范化、制度化，更好地為廠內(nèi)各項工作服務，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》(國家檔案局第10號令)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合廠內(nèi)實際情況，特制定本辦法。

二、范圍

本制度適用于廠內(nèi)各類安全文件和各類安全檔案資料的管理。

三、職責

1、安環(huán)科是廠內(nèi)安全文件和安全記錄控制的歸口管理部門，負責安全文件和安全檔案資料的發(fā)布和歸檔事宜。根據(jù)上級有關(guān)文件要求建立健全安全生產(chǎn)各類檔案。

2、各部門負責人和各車間主任負責將職責范圍內(nèi)填寫、查閱、保管的記錄和資料按規(guī)定移交安環(huán)科立卷歸檔。

四、歸檔范圍

1、下列文件資料需歸檔管理：

（1）上級部門下發(fā)的文件；

（2）報上級部門文件；

（3）廠內(nèi)下發(fā)的文件。

2、下列安全生產(chǎn)檔案資料需歸檔管理：

（1）廠營業(yè)執(zhí)照、許可證等重要證書；

（2）管理制度、責任制、操作規(guī)程等匯編資料；

（3）安全會議紀要，工作計劃、總結(jié)等；

（4）安全教育培訓檔案，包括：員工、相關(guān)方的教育培訓記錄、考核記錄、證件信息等；

（5）勞動防護用品采購及發(fā)放記錄；

（6）隱患排查檔案資料；

（7）危險源檔案資料；

（8）相關(guān)方檔案資料，包括簽訂的合同、協(xié)議書等；

（9）“三同時”檔案資料；

（10）職業(yè)衛(wèi)生檢測、職工健康體檢檔案資料；

（11）應急預案檔案資料；

（12）技術(shù)圖紙等資料；

（13）上級安全管理部門要求歸檔的其他資料。

五、歸檔要求

1、立卷歸檔要求

（1）各部門應在每年3月底以前將上年度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理。

（2）各部門必須嚴格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應歸檔的文件材料，如有材料還需使用，也應先按歸檔后再辦理借閱手續(xù)。

（3）各部門向安環(huán)科移交檔案時，要嚴格履行移交手續(xù)。

（4）歸檔的總要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。

（5）為便于安全生產(chǎn)檔案的管理，安環(huán)科應分類別建立各類安全生產(chǎn)檔案，并保持其有效性。

2、保管期限

各類文件、資料、檔案等至少應保存2年以上，法律法規(guī)有其他要求的，遵循相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

3、檔案的鑒定與銷毀  

安環(huán)科對所保存的安全生產(chǎn)檔案定期進行鑒定，對于保存期限已滿或已失效的檔案材料，按規(guī)定進行銷毀。

4、保管形式

安環(huán)科應設(shè)置安全生產(chǎn)檔案專柜、指定人員負責檔案的日常管理。

六、借閱管理

1、廠內(nèi)各部門因工作需要，借閱本部門的安全檔案需經(jīng)本部門領(lǐng)導批準，到安環(huán)科填寫檔案借閱單，方可借閱。

2、廠內(nèi)各部門借閱非本部門的安全檔案須經(jīng)檔案所屬部門同意或廠內(nèi)領(lǐng)導批準。

3、借閱檔案必須嚴格履行登記手續(xù)，歸還的檔案要進行檢查、清點，并在登記薄上注銷。

4、借閱人不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時，須經(jīng)相關(guān)負責人批準。

5、借閱的檔案用完后應及時歸還，借用時間一般不得超過10天。

6、凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印，如工作需要，應按廠內(nèi)有關(guān)保密規(guī)定辦理。

七、更新

當法律法規(guī)、政策、標準和上級要求發(fā)生變化時，廠內(nèi)相關(guān)部門及時對相關(guān)規(guī)章制度和操作規(guī)程進行修訂、報批，并將新獲取檔案保存。